○彦根市公文書管理規則
| (平成15年5月26日規則第35号) |
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(目的)
第1条 この規則は、彦根市情報公開条例(平成14年彦根市条例第56号。以下「条例」という。)第33条第2項の規定に基づき、公文書の分類、作成、保存および廃棄に関する基準その他の公文書の管理について必要な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
(1) 公文書 条例第2条第2項に規定する公文書をいう。
(2) 実施機関 彦根市事務分掌規則(平成9年彦根市規則第38号)に定める課、室その他市長事務部局のすべての機関をいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 実施機関は、公文書を的確かつ迅速に取り扱い、事務の適正かつ円滑な執行に資するよう努めなければならない。
2 実施機関は、その諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、公文書の存在および所在を常に把握できる状態にしておかなければならない。
(公文書の分類)
第4条 実施機関は、その事務および事業の性質、内容等に応じて公文書を順序だててわかりやすく分類し、整理しなければならない。
(公文書の作成)
第5条 実施機関は、その意思決定に当たっては、次のいずれかに該当する場合を除き、公文書を作成して行うものとする。ただし、第1号に掲げる場合に該当するときは、当該意思決定を行った後、遅滞なく公文書を作成するものとする。
(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 実施機関は、その事務および事業の実績については、軽微なものである場合を除き、公文書を作成するものとする。
(公文書の保存)
第6条 実施機関は、公文書を、次条に規定する保存期間が経過するまでの間、所定の書庫、各事務所等において保存しなければならない。
(保存期間)
第7条 公文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年または1年とし、その基準は別表に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な文書については、この限りでない。
[別表]
2 前項の保存期間は、公文書の完結した日の属する会計年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、公文書の性質等により特定の期間で整理する必要があるものは完結した日の翌日から起算する。
(保存期間の延長)
第8条 実施機関は、次の各号に掲げる公文書については、保存期間の満了する日後においても、当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。この場合において、実施機関は、次の各号のいずれかに該当する公文書が他の号にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存期間を延長するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4)
条例に基づく公開請求があったもの 条例第11条第1項または第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 実施機関は、前項各号に定めるほか、職務の遂行上必要と認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にさらにこれを延長しようとするときも同様とする。
(公文書の廃棄)
第9条 実施機関は、第7条の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。次項において同じ。)が満了した公文書を、廃棄するものとする。
[第7条]
2 実施機関は、前項の規定にかかわらず、保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、当該公文書を廃棄することができる。この場合において、実施機関は、廃棄する公文書の名称、当該特別の理由および廃棄した日を記載した記録を作成するものとする。
(公文書の管理)
第10条 実施機関は、条例第34条の規定により、ファイル文書(公文書保存用ファイル等にまとめられた相互に密接な関連を有する公文書の集合物をいう。)ごとにその名称、保存期間その他必要な事項(非公開情報を除く。)を記載した公文書検索目録を作成し、公文書を適正に管理するものとする。
(文書管理責任者)
第11条 実施機関は、公文書の管理を適正かつ円滑に行うため、実施機関の所属長を文書管理責任者とし、保有する公文書の管理に関する事務の指導および監督を行わせるものとする。
(他の法令等との関係)
第12条 法令または条例およびこれらに基づく規則の規定により、公文書の分類、作成、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられているときは、当該事項については、当該法令または条例およびこれらに基づく規則の定めるところによるものとする。
(その他)
第13条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、実施機関が別に定める。
付 則
この規則は、平成15年6月1日から施行する。
付 則(平成27年4月1日規則第13号)
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この規則は、公布の日から施行する。
付 則(平成28年4月1日規則第10号)
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1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。
2 この規則の施行の際、この規則による改正前の様式(以下｢旧様式｣という。)により使用されている書類は、この規則による改正後の様式によるものとみなすことができる。
3 この規則の施行の際、現にある旧様式による書類については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
付 則(平成29年3月31日規則第23号)
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この規則は、公布の日から施行する。
付 則(令和4年9月26日規則第47号)
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1 この規則は、公布の日から施行する。
2 改正後の別表の規定は、令和2年度以後の年度分の公文書について適用し、令和元年度以前の年度分の公文書については、なお従前の例による。
別表(第7条関係)
公文書保存期間に関する基準
| 永年保存 | 1 条例および規則の原議および原本ならびにその他の例規類に関する公文書で重要なもの |
| 2 市議会に関する公文書で重要なもの | |
| 3 事業の計画および実施に関する公文書で重要なもの | |
| 4 重要な原簿、台帳その他これらに類するもの | |
| 5 争訟関係公文書ならびに許可、認可および契約等に関する公文書で重要なもの | |
| 6 歳入歳出予算書および決算書 | |
| 7 市の沿革ならびに境界変更および区域等の変更に関するもの | |
| 8 市有財産の取得、管理および処分に関する公文書で重要なもの | |
| 9 市長の事務引継書 | |
| 10 職員の履歴書ならびに任免および賞罰に関する公文書 | |
| 11 表彰等に関する公文書 | |
| 12 その他永年にわたり効力を有し、または参考となるべき公文書 | |
| 10年保存 | 1 比較的重要な原簿、台帳その他これらに類するもの |
| 2 決算を終えた会計簿冊およびその証拠書類 | |
| 3 補助金に関する公文書で重要なもの | |
| 4 法律関係が5年を超える許可、認可および契約等に関する公文書 | |
| 5 その他5年を超えて保存する必要があると認められる公文書 | |
| 5年保存 | 1 原簿、台帳その他これらに類するもの |
| 2 重要な報告書、届出書その他これらに類するもの | |
| 3 公文書の収受または発送に関するもの | |
| 4 補助金に関する公文書 | |
| 5 出勤簿、諸届簿および時間外勤務命令簿等職員の勤務の実態を証するもの | |
| 6 法律関係が3年を超える許可、認可および契約等に関する公文書 | |
| 7 その他3年を超えて保存する必要があると認められる公文書 | |
| 3年保存 | 1 市の通知その他の往復文書 |
| 2 法律関係が1年を超える許可、認可および契約等に関する公文書 | |
| 3 その他1年を超えて保存する必要があると認められる公文書 | |
| 1年保存 | 1 庁内の軽易な往復文書 |
| 2 職員の申請書、届出書その他これらに類するもの | |
| 3 復命書で軽易なもの | |
| 4 当直日誌その他これに類するもの | |
| 5 その他1年を超えて保存する必要がないと認められる公文書 |