○彦根市立小中学校文書取扱規程
| (平成23年4月28日教委訓令第1号) |
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(趣旨)
第1条 この規程は、彦根市立学校の設置に関する条例(昭和39年彦根市条例第41号)第1条に規定する市立学校のうち、小学校および中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、学校の職員が職務上作成または取得した書類、電子デ－タ等をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、校長を中心として、適正かつ迅速に取り扱うものとする。
2 文書は、その処理に関係ある者が一体となり、常にその処理経過を明らかにし、責任をもって、事務効率の向上に役立つように処理するものとする。
3 文書は、正確かつ分かりやすい表現を基本として作成しなければならない。
(文書取扱責任者)
第4条 文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、学校に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は、校長をもって充てる。
(文書取扱主任)
第5条 文書の取扱いを円滑に行うため、学校に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、事務職員等の中から校長が選任するものとする。
3 文書取扱主任は、文書取扱責任者の命を受けて次の事務を総括する。
(1) 文書の収受、配布および発送に関すること。
(2) 学校における収受文書専用電子メ－ルの受信およびその処理に関すること。
(3) 文書の整理、保存および廃棄に関すること。
(4) 文書事務の指導および改善に関すること。
(5) その他学校における文書の取扱いに関し必要なこと。
(文書の収受)
第6条 学校に送達された文書は、文書取扱主任においてこれらを直ちに開封し、受付印(別記様式第1号)を押し、収受発送文書件名簿(別記様式第2号)に必要事項を記録した上で、文書取扱責任者の閲覧を受けなければならない。ただし、新聞、雑誌等の軽易な内容の文書については、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、親展文書は開封せず、名宛人に配布するものとする。
3 第1項において受け付けた文書は、供覧印(別記様式第3号)を押し、関係する職員に回付するものとする。
(電子メ－ルの受信による収受)
第7条 学校における外部からの収受文書専用電子メ－ルの受信については、文書取扱責任者または文書取扱主任を受信担当者として定め、必ず1日1回以上、受信の確認をするものとする。
2 電子メ－ルを受信した場合は、紙に印刷した上で、前条の規定による収受の処理をするものとする。ただし、簡易なものについては、これらを省略することができる。
3 前項の規定により処理した文書は、受信した文書の原本として取り扱うものとする。
(文書の配布)
第8条 文書取扱責任者は、収受した文書を、必要に応じて指示、意見、処理および合議の必要の有無等を示して、関係する職員に回付するものとする。
(文書の起案および決裁)
第9条 文書の起案は、回議書(別記様式第4号)を用いて行う。ただし、定期的な報告または軽易な文書については、回議書を用いず、当該文書の余白を利用して行うことができる。
2 起案文書は、関係する職員に合議の上、校長の決裁を受けなければならない。
(文書の発送)
第10条 決裁を受けた起案文書で発送を要するものは、起案者が浄書および照合を行い、収受発送文書件名簿に件名、文書発送番号、発送日等を朱書きで記入し、発送するものとする。ただし、文書発送番号を付さない文書は、回議書に件名、発送日等を記入し、発送するものとする。
(押印)
第11条 発送文書には、校長印を押印するものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略できるものとする。
(文書の保管)
第12条 文書の保管は、学校において行い、原則として年度ごとに編冊するものとする。ただし、年度ごとにより難い場合は、年度を超えて案件ごとに保管することができる。
(保管期間)
第13条 文書は、当該文書を収受または作成した日の属する年度の翌年度末まで、学校の所定の場所に保管するものとする。
(文書の保存)
第14条 保管期間を経過した文書または保管している文書のうち使用頻度の低い文書で、保存を要する文書については、文書保存箱に収納し、学校倉庫に保存しなければならない。
(文書持出しの禁止)
第15条 文書は、学校外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情があると校長が認めた場合は、この限りでない。
(文書の廃棄)
第16条 あらかじめ定められた保存年限を経過した文書は、校長の承認を得て、速やかに廃棄するものとする。
(その他)
第17条 この規程に定めるもののほか、学校における文書の取扱いについては、教育委員会事務局および市長事務部局の例による。
付 則
この訓令は、平成23年5月1日から施行する。
様式第1号(第6条関係)
受付印
様式第2号(第6条関係)
収受発送文書件名簿
様式第3号(第6条関係)
供覧印
様式第4号(第9条関係)
回議書