○彦根市病院事業文書管理規程
(平成28年4月1日病院事業管理規程第8号)
改正
平成29年4月1日病院事業管理規程第6号
平成31年4月1日病院事業管理規程第3号
令和元年12月5日病院事業管理規程第3号
令和3年4月1日病院事業管理規程第3号
令和4年4月1日病院事業管理規程第4号
令和4年8月1日病院事業管理規程第9号
令和5年4月1日病院事業管理規程第4号
令和6年4月1日病院事業管理規程第8号
(目的)
第1条　この規程は、彦根市病院事業(以下「病院事業」という。)における公文書の管理および事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため必要な事項を定めることを目的とする。
(用語)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　公文書　彦根市情報公開条例(平成14年彦根市条例第56号)第2条第2項に規定する公文書のうち、病院事業管理者の管理に属するものをいう。
(2)　文書　公文書のうち、文書、図画、写真およびフィルムをいう。
(3)　部　彦根市病院事業の管理運営に関する規程(平成28年彦根市病院事業管理規程第5号。以下「管理運営規程」という。)第2条第1項の規定により設置された部、局、室またはセンターをいう。
(4)　課　管理運営規程第2条第2項から第9項までの規定により設置された課、科、室もしくはセンターまたは訪問看護ステーションをいう。
(5)　文書管理　公文書を作成し、または取得してから廃棄するまでに行う一連の手続をいう。
(6)　文書管理システム　文書管理を行うための情報システムをいう。
(文書の種類)
第3条　文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1)　規程　地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき制定するもの
(2)　告示　主として法令の規定に基づき一定の事項を公示するもの
(3)　公告　告示以外で一定の事項を公示するもの
(4)　指令　申請または願に対して許可、承認等をするもの
(5)　往復文　通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願い、届等
(6)　その他の文書　辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等
(文書の番号)
第4条　文書に付ける番号については、次に定めるところによらなければならない。
(1)　規程には、規程番号簿(別記様式第1号)により制定の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に彦根市病院事業管理規程の文字を冠しなければならない。
(2)　告示には、告示番号簿(別記様式第１号に準ずる)により制定の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に彦根市病院事業管理告示の文字を冠しなければならない。
(3)　公告には、番号を付けてはならない。
(4)　指令には、文書管理システム(文書管理システムを使用しない課にあっては、収発文書件名簿(別記様式第2号))により番号を付けなければならない。この場合においては、番号に彦根市病院事業指令の文字および別表による記号を冠しなければならない。
(5)　往復文には、文書管理システム(文書管理システムを使用しない課にあっては、収発文書件名簿)により番号を付けなければならない。この場合においては、番号に彦の文字および別表による記号を冠しなければならない。
2　前項の番号は、同項第1号および第2号の公文書にあっては毎年1月1日から始めて12月31日に終え、同項第4号および第5号の公文書にあっては毎年4月1日から始めて翌年3月31日に終える。
3　往復文書には、同一年度内において1往復に限り同一番号を付けなければならない。
(回議の順序等)
第5条　回議は、係長・課長補佐・課長・次長・部長・院長・管理者の順序によってしなければならない。この場合において、次条の規定により他の部課長の合議(市長部局への合議を除く。)が必要な事案については、院長(部内の他の課長の合議が必要な場合にあっては、次長)に回付する前に、これを経なければならない。
2　回議および次条の規定による合議は、文書管理システムに入力する方法(文書管理システムを使用しない課である場合ならびに回議および次条の規定による合議が行われる者のうち文書管理システムを使用しない職員がいる場合にあっては、回議書の所定の欄に認め印を押印する方法)により行うものとする。
3　文書管理システムによる回議を行う場合において、文書管理システムに入力できない資料等があるときは、文書管理システムから作成した所定の台紙を当該資料等に添えて、文書管理システムの回議と並行して回議するものとする。
(合議)
第6条　他の部課に関係する事案は、当該他の部課長に合議しなければならない。
2　合議は、課長・次長・部長の順序によってしなければならない。
(準用)
第7条　この規程に定めるもののほか、病院事業における公文書の分類、作成、保存および廃棄に関する基準その他の文書管理の方法については、彦根市公文書管理規則(平成15年彦根市規則第35号)および彦根市事務処理規程(平成29年彦根市訓令第2号)の規定を準用する。この場合において、同規則および同規程中「市長」とあるのは「彦根市病院事業管理者」と、「副市長」とあるのは「彦根市立病院院長」と、「市役所」とあるのは「彦根市立病院」と、「総務課」とあるのは「彦根市立病院事務局病院総務課」と読み替えるものとする。
(その他)
第8条　この規程の施行に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
付　則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
付　則(平成29年4月1日病院事業管理規程第6号)
1　この規程は、彦根市事務処理規程(平成29年彦根市訓令第2号)の施行の日から施行する。ただし、第2条第4号および別表の改正規定は、平成29年4月1日から施行する。
2　この規程による改正後の彦根市病院事業文書管理規程の規定(前項ただし書に規定する規定を除く。)は、この規定の施行の日以後に作成し、または取得する公文書について適用し、同日前に作成し、または取得した公文書については、なお従前の例による。
付　則(平成31年4月1日病院事業管理規程第3号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
付　則(令和元年12月5日病院事業管理規程第3号)
1　この規程は、令和元年12月5日から施行する。
2　この規程の施行の際、この規程による改正前の様式(以下｢旧様式｣という。)により使用されている書類は、この規程による改正後の様式によるものとみなすことができる。
3　この規程の施行の際、現にある旧様式による書類については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
付　則(令和3年4月1日病院事業管理規程第3号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
付　則(令和4年4月1日病院事業管理規程第4号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
付　則(令和4年8月1日病院事業管理規程第9号)
この規程は、令和4年8月1日から施行する。
付　則(令和5年4月1日病院事業管理規程第4号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
付　則(令和6年4月1日病院事業管理規程第8号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
医療技術局放射線科病放
リハビリテーション科病リ
臨床工学科病工
臨床検査科病検
栄養治療科病栄
視能訓練科病視
口腔衛生科病口
薬剤部薬品情報課病薬情
薬務課病薬
看護部看護科病看
地域連携センター患者総合支援室病患
地域医療連携室病地
在宅医療支援室病在
訪問看護ステーション病訪
がん診療支援部がん相談支援センター病が
通院治療センター病通
事務局企画経理課病企
病院総務課病総
職員課病職
医事課病医
医事課診療録管理室病録
経営戦略室病経
働き方改革推進室病働
医療安全推進室病安
感染対策室病感
臨床教育センター病教
備考　この表に定める記号は、事案の処理において必要と認める場合は、当該記号に番号を付けて区分することができる。