○彦根市本庁舎における通話録音装置の設置および運用に関する要綱
(令和5年6月19日告示第181号)
(趣旨)
第1条　この要綱は、業務の公正かつ適正な執行を確保するとともに、犯罪の防止および職員への不当な圧力の排除を目的として本庁舎に設置する通話録音装置の運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　通話録音装置　電話機での通話内容等を自動で記録するため、本庁舎に設置する装置をいう。
(2)　通話記録　通話録音装置により記録された音声、通話日時、通話時間、通話当事者の電話番号等の電磁的記録をいう。
(総括管理者等の設置)
第3条　通話録音装置の適正な設置および運用を図るため、通話録音装置総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。
2　通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、公有財産管理課長をもって充てる。
3　管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うため必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
4　管理責任者は、管理取扱者以外の者に、通話録音装置の操作をさせてはならない。
(通話録音装置の設置等の公表)
第4条　管理責任者は、通話録音装置の設置、利用目的、運用方法等について、市のホームページ等において公表するものとする。
(個人情報の保護)
第5条　総括管理者、管理責任者および管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置および運用に関し適切な措置を講じなければならない。
2　総括管理者、管理責任者および管理取扱者は、通話記録の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
3　総括管理者、管理責任者および管理取扱者は、通話記録により知り得た情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話録音装置の使用)
第6条　通話録音装置は、電話機での通話の開始とともに自動で通話内容等を録音し、または記録するものとする。
(通話記録の保存および廃棄)
第7条　通話記録の保存期間は、当該記録された日から30日間とする。ただし、法令に定めがある場合、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
2　通話記録は、記録された時の状態で保存し、加工してはならない。
3　第1項に規定する保存期間を経過した通話記録は、手動、上書き等の方法により消去を行うものとする。
4　通話記録は、複製してはならない。ただし、次条第1項ただし書に規定する場合、法第76条の規定による開示の請求があった場合および管理責任者が通話録音装置の設置の目的を達成するため特に必要があると認める場合は、この限りでない。
5　管理責任者は、通話記録を保存した電磁的記録媒体を破棄する場合は、破砕その他の通話内容等を再現することができない方法により行うものとする。
(目的外の利用および提供の禁止)
第8条　通話記録(当該通話記録を保存した電磁的記録媒体を含む。次項において同じ。)は、通話録音装置の設置の目的以外の目的のために利用し、または提供してはならない。ただし、法令に基づく場合および法第69条第2項の規定に基づく場合は、この限りでない。
2　管理責任者は、前項ただし書の規定により通話記録を利用し、または提供しようとするときは、法および彦根市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年彦根市条例第6号。以下「条例」という。)の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(個人情報の取扱い)
第9条　通話記録に係る個人情報の取扱いについては、この要綱に定めるもののほか、法および条例の規定によるものとする。
(苦情の処理)
第10条　管理責任者は、通話録音装置の設置および運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第11条　この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置および運用に関し必要な事項は、別に定める。
付　則
この告示は、令和5年6月26日から施行する。